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Gerichtsurteil
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Datenschutz
Präambel
Die
SG Kolping Remscheid verarbeitet in
vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit
des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die
SG Kolping verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht
automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an
Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere
die folgenden Daten der Mitglieder::
Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts-
und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Bankverbindung bei
Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates, bei Minderjährigen bzw. Geschäftsunfähigen
Name/Vorname des/der gesetzlichen Vertreter/s, Haushalts- und Familienzugehörigkeit
zur Ermittlung der Beitragsgruppe für den Familienbeitrag.
Freiwillige Angaben sind Telefonnummern, E-Mail-Adresse sowie Einwilligung in
die Veröffentlichung von Personenbildnissen.
Die Bankverbindung der Mitglieder wird mit Ihrem Namen und der Anschrift, dem
Verwendungszweck und dem Forderungsbetrag an die Volksbank Remscheid Solingen
zum Zweck des Lastschrifteinzuges weitergeleitet. Die Daten werden nach
Beendigung der Mitgliedschaft nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist
(z. Zt. 10 Jahre) gelöscht. Nach der Datenschutzgrund-Verordnung EU steht Ihnen
das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten nach Art. 16 DSVGO, das Recht auf
Löschung nach Art. 17 DSVGO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach
Art. 18 DSVGO, das Widerspruchsrecht nach Art. 18 DSVGO und das Recht auf Beschwerde
bei der Aufsichtsbehörde (Der Datenschutzbeauftragte des Landes NRW) nach Art.
77 DSVGO zu.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden (insbesondere WTTV eV),
deren Sportarten im Verein betrieben werden, müssen personenbezogene Daten der
Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur
Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass,
Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, im gedruckten Sportangebot sowie in Internetauftritten veröffentlicht
und an die Presse weitergegeben. Mit ihrem Vereinsbeitritt (siehe
Aufnahme-Antragsformular) erklären sich die Mitglieder damit einverstanden.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse,
Statistiken, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der
abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands,
der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und
Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, vereinsbezogener E-Mail-Adresse
und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftführer zugeordnet,
soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14
DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von
betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern,
Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung
erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das
Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder
nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person
vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von
Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit
eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung
einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass
diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein eine vereinseigene
E-Mail-Adresse ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich
zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen
Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen
Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel weniger als 4 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen
Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale
Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten
im Internet obliegt dem Vorstand unter Mitwirkung des Schriftführers bzw.
Verantwortlichen für die Homepage.
2. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung des Vorstandes. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
-nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in
der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 14.06.2018
beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in
Kraft.
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Remscheid“ und bei Hans-Gerd Becker.
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